Microsoft 365-licenties: Zó voorkom je onnodige kosten
Tuesday 11 February 2025 Tags: Digitale werkplek, Groei en optimalisatie
Is het tijd om je Microsoft 365-licenties opnieuw onder de loep te nemen? Veel bedrijven vergeten regelmatig te controleren of hun licenties nog wel passen bij hun huidige behoeften, waardoor ze onterecht betalen voor functies die niet gebruikt worden. In deze blog lees je waarom licentiemanagement belangrijk is en welke vragen je jezelf kunt stellen om je licenties beter af te stemmen op de behoeften van je organisatie. Zo voorkom je onnodige kosten en zorg je ervoor dat je alleen betaalt voor wat je daadwerkelijk nodig hebt.
Waarom licentiemanagement belangrijk is
Microsoft 365 biedt verschillende licentie-opties, waaronder maand- en jaarlicenties. De jaarlijkse variant wordt vaak gekozen, maar zodra deze automatisch wordt verlengd, zit je er weer een jaar aan vast. En hoewel je kunt upgraden (slim van Microsoft 😉), is het niet mogelijk om licenties terug te schalen. Het is daarom belangrijk om te weten wanneer dit moment voor jouw organisatie aanbreekt, zodat je tijdig kunt aanpassen en kan anticiperen op de veranderingen van je organisatie.
Waar moet je op letten?
We adviseren om je Microsoft 365-licenties regelmatig te controleren en af te stemmen op de werkelijke behoeften van je team. Zo voorkom je dat je betaalt voor licenties die je niet gebruikt en zorg je ervoor dat je medewerkers altijd de juiste tools tot hun beschikking hebben.
Stel jezelf de volgende vragen:
-
Wanneer lopen je licenties af?
Bekijk wanneer je licenties verlopen en wanneer ze verlengd moeten worden. Dit geeft je voldoende tijd om te beslissen of je ze wilt aanpassen aan het werkelijke gebruik van je bedrijf. -
Zijn de licenties nog gekoppeld aan actieve medewerkers?
Het komt vaak voor dat licenties blijven "lopen" voor medewerkers die inmiddels zijn vertrokken. Controleer of alle licenties nog aan actieve medewerkers zijn gekoppeld. -
Worden alle functies daadwerkelijk gebruikt?
Kijk kritisch naar de functies van je licentie. Misschien heeft je verkoopteam geen uitgebreide Power BI-functies nodig, of kunnen buitendienstmedewerkers prima werken met de webvariant in plaats van een volledige licentie. Dit kan snel besparingen opleveren! -
Ben je voorbereid op de toekomst?
Ga je fuseren, groeien of krimpen? Of moet je voldoen aan nieuwe wet- en regelgeving?
Veranderingen in je organisatie beïnvloeden je licentiebehoeften. Kijk vooruit en zorg dat je licenties voorgesorteerd zijn op de toekomst. -
Werk je met stagiaires of flexibele krachten?
Stagiaires en tijdelijke medewerkers hebben wellicht niet dezelfde licentiebehoeften als vaste medewerkers. Dit is een kans om te kijken of je licenties kunt aanpassen op basis van het type medewerker.
Kunnen wij helpen met licentiemanagement?
Ben je er niet zeker van of je licenties nog optimaal aansluiten? Of wil je weten of er mogelijkheden zijn om kosten te besparen? Neem gerust contact met ons op. Samen zorgen we ervoor dat jouw licenties goed in balans zijn, en maken we inzichtelijk of het efficiënter en voordeliger kan.
Help mij met licentiemangement!