5 tips voor een zorgeloze vakantie én terugkeer!
dinsdag 9 juli 2024 Tags: Digitale werkplek
Staat je vakantie voor de deur? Deze vijf praktische tips helpen je om je werk moeiteloos voor te bereiden en te beheren, zelfs als je er even tussenuit bent. Zo kun je optimaal van je vakantie genieten en maak je een goede start. Het laatste wat je wilt is na 1 dag de vakantie alweer vergeten zijn.
1. Organiseer je inbox
Voorkom een overvolle inbox bij terugkomst door je e-mails te categoriseren, prioriteren en archiveren. Maak gebruik van Outlook's Focused Inbox om belangrijke e-mails automatisch te scheiden van minder urgente berichten.
TIP: Identificeer welke herhalende e-mails en taken niet kunnen wachten en stuur deze met Outlook regels automatisch door naar een collega die je taken overneemt.
2. Stel een duidelijke out-of-office melding in
Zorg voor een heldere out-of-office melding via Outlook. Vermeld wanneer je weg bent, wie je vervangt en hoe klanten kunnen omgaan met dringende kwesties. Zo weet iedereen waar ze aan toe zijn tijdens jouw afwezigheid.
Én vergeet ook je zakelijke telefoon niet door te schakelen 😉
TIP: Voeg een vleugje humor toe aan je out-of-office bericht, zoals:
Ik ben even niet beschikbaar omdat ik mijn laptop heb ingewisseld voor zonnebrand en zandkastelen. Tot [datum] ben ik lekker aan het genieten van mijn vakantie.
Heb je iets belangrijks? Dan kun je mijn fantastische collega [naam] een seintje geven. Hij/zij staat paraat om te helpen!
3. Deel je agenda
Houd je agenda actueel en deel deze met je team via Outlook. Op deze manier kunnen je collega's zien wanneer je beschikbaar bent en welke afspraken gepland staan. Dit helpt hen om hun eigen werk beter te plannen.
TIP: Voeg herinneringen en notities toe aan je gedeelde agenda, zodat je team op de hoogte blijft van lopende zaken tijdens jouw afwezigheid.
4. Maak een vakantie checklist in OneNote
Maak een gedeelde checklist in OneNote voor je vakantie. Hierin kunnen jullie belangrijke taken noteren die tijdens je afwezigheid moeten worden afgehandeld. Voeg handige links toe naar documenten en klantinformatie zodat je team alles bij de hand heeft.
TIP: Voeg een sectie toe met handige tips en tricks voor je collega’s, zoals snelle oplossingen voor veelvoorkomende problemen of links naar belangrijke klantinformatie. Zo kunnen zij productief blijven terwijl jij geniet van je vakantie.
5. Plan een 'catch-up' dag
Reserveer de eerste dag na je vakantie als 'catch-up' dag in je agenda. Gebruik deze dag om je e-mails door te nemen, je in te lezen in lopende projecten en je takenlijst bij te werken. Dit helpt je om rustig weer in het werkritme te komen zonder direct overladen te worden.
TIP: Blokkeer deze dag als 'niet beschikbaar' in je agenda om jezelf de ruimte te geven om weer op gang te komen zonder direct overspoeld te worden door vergaderingen en verzoeken.