Jesper van den Bosch: “We zijn als organisatie veel meer in controle gekomen”
"Hier komen appels in grote kisten binnen en zorgen wij ervoor dat ze met z'n vieren in een doosje in de supermarkt te vinden zijn." Zo vat Jesper, Managing Director van Looije Groep, samen wat het bedrijf doet.
Al 24 jaar pakt Looije Groep groente en fruit om voor grote handelaren in de AGF-sector. Met honderden medewerkers op vier locaties verwerken ze dagelijks enorme volumes. Om beter zicht te krijgen op de voorraadtelling, schakelde hij BXTR in om een ERP-applicatie te ontwikkelen.
Grote verschillen in de voorraad
Hij wilde zijn voorraadtelling slimmer inrichten: "De registratie ging met Excel-sheets met formules die niet altijd werden geüpdatet en er stonden verkeerde kostprijzen in. Soms werden producten met het verkeerde artikelnummer geboekt of verbruikten medewerkers een ander type folie dan in het systeem stond." Het gevolg: grote verschillen tussen de getelde en fysieke voorraad. "Er was geen aansluiting tussen de tellingen en het ERP-systeem, waardoor we ons niet in controle voelden. En als je de cijfers niet vertrouwt, kun je er ook niet op sturen."
“We besparen 50% aan tijd aan de kant van gegevensverwerking. Waar we vroeger acht uur mee bezig waren, is dat nu vier uur.”
Het nieuwe normaal
"BXTR had al snel een eerste versie voor ons. Daarmee zijn we gaan werken en hebben we stapsgewijs verbeteringen doorgevoerd. Ze werken oplossingsgericht en beschermden ons ook tegen wensen van medewerkers die functioneel niks toevoegden.
Wel was het in het begin wennen voor de collega's. Je gaat een verandertraject in." Het resultaat is meetbaar: "We besparen 50% aan tijd aan de kant van gegevensverwerking. Waar we vroeger acht uur mee bezig waren, is dat nu vier uur. Dat is nu al het nieuwe normaal geworden in de organisatie."
Van telling tot verantwoording
Het systeem werkt met meerdere controlelagen, zodat fouten eerder worden ontdekt. "De een voert in, de ander keurt goed", legt Jesper uit. Ook zijn er slimme meldingen ingebouwd. "Als het ERP-systeem zegt dat er voorraad is, maar de medewerker telt niks, dan krijgt hij alsnog de opdracht om dat artikel te controleren. En als een voorraadverschil te groot is, komt er automatisch een melding naar de manager."
Afwijkingen zijn daardoor niet alleen traceerbaar, maar ook verklaarbaar. "We hebben nu een ijkmoment. Dat geeft rust en zekerheid."
“Fouten worden veel eerder ontdekt. Vroeger liep iets soms drie tot zes maanden door. Nu is het binnen een week aangepast.”
Voorraadtelling voor 99% betrouwbaar
"Onze kostprijzen kloppen nu veel meer met de werkelijkheid. Met deze ERP-applicatie weet ik zeker dat mijn voorraad voor 99% klopt, waar dat eerder zo'n 80% was.
De betrouwbaarheid is enorm gestegen, omdat nu op een vroegtijdig moment wordt geconstateerd dat het verkeerde onderdeel verbruikt wordt. Daarbij worden fouten nu in een veel eerder stadium ontdekt. Vroeger liep iets soms drie tot zes maanden door voordat het werd opgemerkt. Nu is het binnen een week aangepast."
Voordelen voor andere afdelingen
De voordelen strekken zich uit tot andere afdelingen. "Inkoop weet nu beter wat besteld moet worden. Productie grijpt minder vaak mis. Finance heeft eerder de cijfers van de afgelopen maand." Door betere registratie ontstaan betere beslissingen.
"We constateren eerder verschillen, zowel in aantallen als in kostprijs en we kunnen verklaren waar die verschillen vandaan komen." De software totaliseert de mutaties die op verschillende plekken worden bijgehouden in het ERP-systeem. "Daardoor zie je dat alles steeds beter aansluit. Wat we boeken, wat we tellen, wat we inkopen. Het klopt steeds meer met elkaar."
Vertrouwen
Voor Jesper is de winst helder: vertrouwen. "Ik weet dat ik de juiste cijfers kan presenteren, dat de voorraad klopt en onze kostprijzen realistisch zijn."
Ook op strategisch niveau maakt het verschil. "Als organisatie zijn we nu veel meer in controle. We kunnen nu aantonen wat er is gebeurd, waarom, en door wie. Dat geeft rust en overzicht in de dagelijkse operatie."